Praxisumzug außerhalb der Sprechzeiten

Warum bei Praxen die Uhrzeit alles entscheidet

Ein Umzug während der Sprechzeit ist praktisch nie möglich. Patienten sitzen im Wartezimmer, Behandlungsräume sind belegt, und der Datenschutz erlaubt es nicht, dass Fremde durch Räume gehen, in denen Akten offen liegen. Bleibt die Praxis geschlossen, fällt ein kompletter Umsatztag aus und alle Termine dieses Tages müssen nachgeholt werden, meist über Wochen verteilt.

Deshalb legen wir Praxisumzüge grundsätzlich in die Zeit nach der letzten Sprechstunde oder auf den Samstag. Bei Praxen mit Mittwochnachmittag frei ist auch das ein gutes Fenster, weil dann ein halber Werktag zur Verfügung steht, ohne dass Termine ausfallen.

Patientenakten und Datenschutz

Patientenakten unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht und der Datenschutzgrundverordnung. Für den Transport heißt das: Sie dürfen zu keinem Zeitpunkt frei zugänglich sein und der Weg muss nachvollziehbar bleiben.

Wir arbeiten deshalb mit verschließbaren Aktenbehältern statt mit offenen Kartons. Jeder Behälter wird nummeriert, die Reihenfolge des Aktenschranks bleibt erhalten, und Übergabe und Ankunft werden mit Uhrzeit protokolliert. Sie bekommen dieses Protokoll unterschrieben zurück und können es Ihrer Dokumentation beilegen.

Wer ganz sichergehen will, transportiert die Akten selbst und lässt uns nur Möbel und Technik fahren. Das ist der sauberste Weg und kostet Sie nur den Platz in Ihrem eigenen Auto.

Medizintechnik und empfindliche Geräte

Behandlungsliegen, Ultraschallgeräte, Röntgentechnik und Sterilisatoren sind teuer und empfindlich. Was wir übernehmen und was nicht, klären wir bei der Begehung.

• Behandlungsliegen, Stühle und Schränke: übernehmen wir vollständig, inklusive Zerlegen
• Bildschirme, Rechner und Drucker: bauen wir ab, polstern und stellen sie wieder auf
• Ultraschall und tragbare Diagnostik: transportieren wir gepolstert, Anschluss macht Ihr Techniker
• Röntgen, Sterilisatoren und fest installierte Geräte: hier braucht es den Hersteller oder Wartungsdienst, wir koordinieren nur den Zeitplan
• Kühlschränke mit Medikamenten oder Proben: müssen Sie selbst mit Kühlkette transportieren

Zeitplan für einen Praxisumzug

Praxisumzüge brauchen mehr Vorlauf als Wohnungsumzüge, weil mehrere Beteiligte koordiniert werden müssen: Sie, wir, die Medizintechnik und häufig ein Elektriker.

Bewährt hat sich folgender Ablauf: Freitag letzte Sprechstunde bis 14:00 Uhr, ab 15:00 Uhr Abbau und Beladen, Samstag Aufbau am neuen Standort, Sonntag als Puffer für Ihre eigenen Einrichtungsarbeiten, Montag erste Sprechstunde am neuen Ort. Wer auf Nummer sicher gehen will, plant den Montag ohne Termine und öffnet erst am Dienstag.

Was der Umzug für Ihre Patienten bedeutet

Praxen unterschätzen regelmäßig, wie viel Kommunikation ein Standortwechsel erzeugt. Patienten mit Terminen in der Umzugswoche müssen wissen, wo sie hinkommen sollen, und ein Aushang an der alten Tür allein reicht nicht, weil viele Termine telefonisch vereinbart wurden.

Bewährt hat sich eine einfache Reihenfolge: sechs Wochen vorher die Kassenärztliche Vereinigung und die Berufshaftpflicht informieren, vier Wochen vorher Aushang und Website ändern, zwei Wochen vorher jeden Patienten mit Termin persönlich ansprechen und in der Umzugswoche einen Anrufbeantworter mit der neuen Adresse schalten. Ein Nachsendeauftrag für die Post gehört ebenfalls dazu, weil Befunde und Laborberichte sonst ins Leere laufen.

Für den Umzugstag selbst heißt das: Das Praxisschild an der alten Tür sollte bis zuletzt hängen bleiben und den Hinweis auf die neue Adresse tragen. Wir nehmen es am Ende mit ab, wenn Sie das wünschen.