Büroumzug in Berlin

Die Vorbereitung entscheidet, nicht der Umzugstag

Ein Büroumzug scheitert praktisch nie am Tragen. Er scheitert daran, dass am Zielort niemand weiß, welcher Karton zu welchem Schreibtisch gehört, dass Kabel nicht zuzuordnen sind und dass drei Möbelstücke mitgekommen sind, die keiner mehr will.

Deshalb beginnt unsere Arbeit mit einer Begehung beider Flächen und einem Nummernplan. Jeder Arbeitsplatz am neuen Standort bekommt eine Nummer, die alte Platznummer wird darauf abgebildet, und an jeder Tür hängt am Umzugstag ein Plan. So kann jede Kraft ohne Rückfrage einsortieren.

Der zweite Teil der Vorbereitung liegt bei Ihnen: eine klare Frist, bis wann jeder Arbeitsplatz leergeräumt ist. Was am Umzugsabend noch auf dem Tisch liegt, wandert unsortiert in eine Kiste, und das ärgert am Montag alle.

Was wir übernehmen

Die Trennlinie verläuft dort, wo Fachwissen gebraucht wird, das eine Umzugsfirma nicht hat.

• Schreibtische, Container, Regale und Schränke: zerlegen, transportieren, aufbauen
• Bildschirme, Rechner, Drucker: abbauen, polstern, am Zielplatz aufstellen
• Verkabelung und Inbetriebnahme: Ihre IT oder Ihr Dienstleister, den Zeitplan stimmen wir ab
• Akten: in verschließbaren Behältern, Reihenfolge bleibt erhalten, Übergabe wird protokolliert
• Serverschränke: nur nach Absprache, große Anlagen gehören zu einem spezialisierten Betrieb
• Altmöbel: nehmen wir mit und entsorgen sie, abgerechnet nach Kubikmetern

Zeitfenster und Ausfallkosten

Die Rechnung ist bei Büros einfacher als bei Privatumzügen, weil sich der Ausfall beziffern lässt. Zwanzig Beschäftigte, die einen Tag nicht arbeiten können, kosten intern ein Vielfaches dessen, was ein Wochenendaufschlag bei einer Umzugsfirma ausmachen würde. Bei uns ist dieser Aufschlag ohnehin null.

Praktisch heißt das: Wir legen Büroumzüge auf Freitagabend und Samstag. Kleine Büros bis fünf Arbeitsplätze schaffen wir an einem Werktagabend. Ab etwa fünfundzwanzig Arbeitsplätzen planen wir ein ganzes Wochenende ein und arbeiten mit zwei Fahrzeugen.

Was oft übersehen wird

Drei Punkte tauchen bei fast jedem Büroumzug auf und liegen alle außerhalb unseres Einflusses. Klären Sie sie früh, sonst stehen wir am Samstagmorgen vor einer verschlossenen Tür.

Erstens der Lastenaufzug: In vielen Bürogebäuden ist er am Wochenende abgeschaltet oder nur mit Voranmeldung nutzbar. Zweitens die Anlieferung und die Tiefgarage, die nach Bürozeiten oft verriegelt sind. Drittens die Hausverwaltung, die Arbeiten außerhalb der Kernzeit teilweise genehmigen muss.

Dazu kommt die Alarmanlage. Wer sie scharf schaltet und wer sie am Samstagmorgen ausschalten kann, sollte namentlich feststehen, inklusive Telefonnummer für den Fall der Fälle.

Adresswechsel: was außerhalb des Umzugs zu tun ist

Der Transport ist nur die Hälfte eines Büroumzugs. Die andere Hälfte ist der Adresswechsel, und der beginnt lange vorher. Handelsregister, Gewerbeamt, Finanzamt, Berufsgenossenschaft und Krankenkassen wollen die neue Anschrift wissen, ebenso Bank, Versicherungen und alle laufenden Verträge.

Nach außen kommen Website, Impressum, Briefpapier, Rechnungsvorlagen, E-Mail-Signaturen, Visitenkarten und der Eintrag im Google-Unternehmensprofil dazu. Letzterer wird regelmäßig vergessen und ist der Grund, warum Kunden vier Wochen nach dem Umzug noch vor der alten Tür stehen.

Ein Nachsendeauftrag für mindestens sechs Monate gehört ebenfalls dazu, ebenso ein Hinweisschild an der alten Adresse, sofern der Nachmieter das duldet. Diese Punkte kosten kein Geld, aber Zeit, und sie fallen auf niemanden zurück außer auf Sie. Wir erinnern bei der Begehung daran, weil es sonst regelmäßig untergeht.